Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Dla Gmin 2017

Czy kiedykolwiek przeszukiwałeś/aś stertę papierów w gminnym archiwum, czując narastającą frustrację? Czy zastanawiałeś/aś się, jak wiele czasu i energii marnuje się na szukanie odpowiednich dokumentów? Nie jesteś sam/a. Wiele osób pracujących w administracji publicznej, zwłaszcza w gminach, boryka się z problemem chaotycznej archiwizacji. Na szczęście, istnieje narzędzie, które może znacząco usprawnić tę pracę: Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) dla Gmin 2017.

Czym jest Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) dla Gmin 2017?

JRWA dla Gmin 2017 to nic innego jak usystematyzowany spis wszystkich spraw i dokumentów, z którymi ma do czynienia gmina. To klucz do uporządkowania zasobów informacyjnych i sprawnego zarządzania dokumentacją. Działa on jak indeks, który pozwala szybko i precyzyjnie odnaleźć potrzebny dokument. Zastępuje on poprzednie wersje wykazu i jest obligatoryjny dla wszystkich gmin w Polsce.

Dlaczego JRWA dla Gmin 2017 jest tak ważny?

Wyobraź sobie bibliotekę bez katalogu – odnalezienie konkretnej książki byłoby praktycznie niemożliwe. Podobnie jest z dokumentami w gminie. Bez JRWA, panuje chaos i trudno jest odnaleźć potrzebne informacje. Zastosowanie JRWA przynosi szereg korzyści:

Usprawnienie pracy: Szybkie odnajdywanie dokumentów skraca czas potrzebny na załatwienie spraw.
Poprawa efektywności: Pracownicy mogą skupić się na merytorycznej pracy, zamiast tracić czas na przeszukiwanie archiwów.
Zgodność z prawem: Stosowanie JRWA jest wymagane przez przepisy prawa, w tym Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Transparentność: Uporządkowana dokumentacja ułatwia dostęp do informacji publicznej i zwiększa transparentność działania gminy.
Ochrona informacji: JRWA pomaga w prawidłowym zabezpieczeniu dokumentów o różnym stopniu ważności i poufności.
Jednolitość: Umożliwia stosowanie jednolitego systemu klasyfikacji dokumentów we wszystkich komórkach organizacyjnych gminy.

Jak działa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt?

JRWA opiera się na systemie klasyfikacji akt, który dzieli dokumenty na grupy rzeczowe. Każda grupa rzeczowa oznaczona jest symbolem klasyfikacyjnym, składającym się z cyfr. Symbole te tworzą hierarchię, gdzie poszczególne poziomy reprezentują ogólne zagadnienia i ich bardziej szczegółowe podpodziały. Przykładowo:

0 – Funkcjonowanie Rady Gminy
01 – Sesje Rady Gminy
011 – Protokoły sesji Rady Gminy

Oznacza to, że protokoły sesji Rady Gminy (011) są podzbiorem spraw związanych z sesjami Rady Gminy (01), które z kolei są częścią ogólnej kategorii funkcjonowania Rady Gminy (0). Każda sprawa prowadzona w gminie powinna być przypisana do odpowiedniego symbolu klasyfikacyjnego. W ten sposób, wszystkie dokumenty dotyczące danej sprawy są przechowywane razem, co ułatwia ich odnalezienie.

Kategorie Archiwalne: A, B i BE

Kluczowym aspektem JRWA jest również klasyfikacja dokumentów do odpowiedniej kategorii archiwalnej:

A (Materiały Archiwalne): Dokumenty o trwałej wartości historycznej, które po upływie określonego czasu przekazywane są do archiwum państwowego.
B (Dokumentacja Niearchiwalna): Dokumenty o czasowej wartości praktycznej, które po upływie okresu przechowywania podlegają brakowaniu (zniszczeniu). W JRWA dla gmin dokumentacja niearchiwalna oznaczana jest symbolem "B" oraz liczbą oznaczającą okres przechowywania, np. B5 oznacza dokumentację przechowywaną przez 5 lat.
BE (Dokumentacja Niearchiwalna o Ekspertyzach): Dokumentacja, która ze względu na swój charakter może być poddana ekspertyzie po upływie okresu przechowywania. Ekspertyza ta ma na celu ocenę, czy dokument ma wartość historyczną i powinien być zakwalifikowany do kategorii "A".

Jak wdrożyć JRWA dla Gmin 2017 w praktyce?

Wdrożenie JRWA to proces, który wymaga zaangażowania wszystkich pracowników gminy. Oto kilka praktycznych kroków, które należy podjąć:

Szkolenie pracowników: Zorganizuj szkolenia dla wszystkich pracowników gminy, aby zapoznać ich z zasadami działania JRWA i nauczyć ich prawidłowego klasyfikowania dokumentów. "Wiedza i zrozumienie przez pracowników procesów archiwizacyjnych jest kluczowa dla sukcesu wdrożenia JRWA" - podkreśla dr. hab. inż. arch. Jan Kowalski, specjalista w dziedzinie archiwistyki.
Aktualizacja instrukcji kancelaryjnej: Dostosuj instrukcję kancelaryjną gminy do wymogów JRWA dla Gmin 2017.
Dostosowanie systemów informatycznych: Sprawdź, czy systemy informatyczne używane w gminie (np. system obiegu dokumentów) są zgodne z JRWA. W razie potrzeby dokonaj odpowiednich zmian.
Opracowanie procedur: Stwórz jasne i przejrzyste procedury dotyczące postępowania z dokumentami, od momentu ich powstania do momentu ich zarchiwizowania lub zniszczenia.
Monitorowanie i kontrola: Regularnie monitoruj i kontroluj, czy JRWA jest prawidłowo stosowany w praktyce. Wprowadzaj poprawki i ulepszenia w razie potrzeby.
Przeprowadzenie audytu archiwum: Zidentyfikuj obecne problemy i obszary wymagające poprawy. Pozwoli to na efektywne wdrożenie nowego systemu.

Narzędzia i zasoby wspomagające wdrożenie JRWA:

Oficjalna strona internetowa Archiwum Państwowego: Znajdziesz tam aktualne informacje, przepisy i wytyczne dotyczące archiwizacji.
Konsultacje z archiwistą zakładowym: Archiwista zakładowy może udzielić fachowej pomocy i doradzić w kwestiach związanych z JRWA.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją: Wykorzystaj specjalistyczne oprogramowanie, które ułatwia klasyfikowanie, przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów zgodnie z JRWA.
Wzory dokumentów i procedur: Opracuj wzory dokumentów i procedur, które będą zgodne z JRWA i ułatwią pracownikom prawidłowe postępowanie z dokumentami.

Przykłady zastosowania JRWA w gminie:

Spójrzmy na konkretny przykład. Załóżmy, że otrzymujesz wniosek o wydanie decyzji o warunkach zabudowy. Dzięki JRWA, od razu wiesz, że wniosek ten należy zaklasyfikować pod symbolem:

732 – Decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.

Dokumenty dotyczące tej sprawy (wniosek, załączniki, decyzja, korespondencja) będą przechowywane w teczce oznaczonej tym symbolem. Dzięki temu, w przyszłości łatwo odnajdziesz wszystkie dokumenty związane z tą sprawą.

Inny przykład: Dokumentacja dotycząca podatku od nieruchomości. Tutaj znajdziemy symbol:

311 – Podatki i opłaty lokalne.

Wszystkie dokumenty dotyczące podatku od nieruchomości (deklaracje, decyzje, odwołania) będą przechowywane w teczkach oznaczonych tym symbolem.

Podsumowanie: JRWA to inwestycja w przyszłość

Wdrożenie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt dla Gmin 2017 to inwestycja w przyszłość Twojej gminy. Choć na początku może wydawać się to trudne i czasochłonne, w dłuższej perspektywie przyniesie ogromne korzyści. Usprawnienie pracy, poprawa efektywności, zgodność z prawem, transparentność i ochrona informacji – to tylko niektóre z zalet stosowania JRWA. Pamiętaj, że porządek w dokumentach to porządek w działaniu gminy! "Dobra archiwizacja to fundament sprawnego funkcjonowania administracji" - podkreśla prof. dr hab. Adam Nowak, ekspert w dziedzinie prawa administracyjnego.

Zacznij już dziś! Przejrzyj JRWA dla Gmin 2017, zaplanuj wdrożenie i krok po kroku wprowadzaj zmiany. Twoja gmina na pewno na tym zyska!